Informationspflichten DS-GVO für Kunden


1. Allgemeines

Am 25. Mai 2018 endet die Übergangsfrist, die der Gesetzgeber den Unternehmen für die Umstellung ihrer Prozesse auf die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung eingeräumt hat. Wir die Expertcircle sind selbst als Arbeitsgeber und Verarbeiter von personenbezogenen Daten unsere Kunden verpflichtet die EU-Datenschutz-Grundverordnung umzusetzen und haben dies erfüllt. Wir möchten Ihnen einige Hinweise geben, in welchen Ihrer Bereiche Sie genau hinschauen sollten und wo Sie genau hinschauen sollten und wo Sie gezielt Informationen abrufen können.

2. Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

ExpertCircle GmbH
Nordstraße 9 | 56424 Mogendorf
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Herr Jörg Schlichtig und Herr Ralf Christ

3. Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?

Der Datenschutzbeauftragte der ExpertCircle ist unter der der folgenden E-Mail-Adresse zu kontaktieren:

Herr Marcel Erntges
datenschutzbeauftragter@expertcircle.de
oder per Telefon unter:
+49 228 30401570

4. Für welche Zwecke erheben wir die Daten?

a) Aufgrund Ihrer Einwilligung

Wenn und soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft z. B. den Erhalt elektronischer Kundeninformationen. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

b) Zur Erfüllung eines Vertrages

Ihre Daten werden zur Anbahnung oder Durchführung unserer Verträge mit Ihnen verarbeitet. Die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach den jeweiligen Produktbeschreibungen und den dazugehörigen Vertragsunterlagen.

c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

ExpertCircle unterliegt verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B. Sozial- und Steuergesetze in deren Zusammenhang auch eine Identitätsprüfung erfolgt.

5. Welches berechtigte Interesse haben wir an den Daten?

Ihre Daten können außerdem auf Grundlage einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns verwendet werden. Dies erfolgt z. B. zum Zweck der Weiterentwicklung von Dienstleistungen oder Systemen und der Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, der Werbung, Markt- und Meinungsforschung, der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten sowie des Risikomanagements und der Betrugsvorbeugung.

6. An welche Parteien werden wir die Daten übermitteln?

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch ExpertCircle erfolgt innerhalb des Unternehmens nur an die Abteilungen von ExpertCircle, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen (z. B. Kundenberater, Vertrieb und Marketing). Darüber hinaus erhalten externe Stellen Ihre Daten ausnahmslos nur dann, wenn diese von uns auf ihre Pflichten als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet wurden (Art. 28 DS-GVO) und gewährleisten, dass sie Ihre Daten gemäß unseren Weisungen verarbeiten.

7. Werden die Daten in ein Drittland übermittelt?

ExpertCircle benutzt verschiedenste Dienste der Microsoft Corporation (Azure, Office365 etc.). Europäische Kunden von Microsoft können die Dienste aus den Rechenzentren in Dublin, Amsterdam und im Bereich der deutschen Cloud aus den Rechenzentren Frankfurt am Main und Magdeburg erhalten. Bei allen Diensten von Microsoft ist jedoch ein Zugriff von Personen aus einem Drittland nicht auszuschließen, da der Support auch von Microsoft Mitarbeitern erfolgen kann, die nicht in der europäischen Union ihren Sitz haben. ExpertCircle wird dabei die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 bis 50 DS-GVO beachten.

8. Über welche Dauer wollen wir die Daten aufbewahren?

ExpertCircle speichert Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erbringung der damit verbunden vertragsgegenständlichen Leistungen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist neben der Dauer der eigentlichen Geschäftsbeziehung auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen und Aufträgen. Daneben unterliegt ExpertCircle verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch sowie aus steuerrechtlichen Vorschriften (Abgabenordnung – AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch in der Regeldrei Jahre, in gewissen Fällen (z. B. bei Werkleistungen) aber auch bis zu fünf Jahre betragen können.

9. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung zu fordern.

10. Haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde?

Sie haben das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die folgende Aufsichtsbehörde ist für ExpertCircle zuständig:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Herr Prof. Dr. Dieter Kugelmann
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

Email: poststelle@datenschutz.rlp.de
Telefon: +49 (0) 6131 208-2449

11. Haben Sie die Pflicht uns Daten bereitzustellen?

Sie müssen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind. Andernfalls ist der Abschluss des Vertrages oder die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht möglich. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gesetzlich darüber hinaus nicht vorgeschrieben.

12. Greifen wir auf eine automatisierte Entscheidungsfindung zurück?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

13. Nutzen wir Ihre Daten für eine Profilbildung?

ExpertCircle verarbeitet Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“ gemäß Art. 4 Nr. 4 DS-GVO). Profiling wird beispielsweise eingesetzt, um Ihr potenzielles Interesse an Produkten und Leistungen von ExpertCricle zu ermitteln. Diese Auswertung erfolgt z. B. anhand statistischer Verfahren unter Heranziehung von aktuellen Kundendaten und solchen aus der Vergangenheit. Die Ergebnisse nutzen wir, um Sie bedarfs- und zielgerichteter ansprechen zu können.

Kontakt

ExpertCircle GmbH

Verwaltungssitz:
Nordstraße 9
56424 Mogendorf

Fon: +49 228 30401570
Fax: +49 228 2864320
E-mail: info@expertcircle.de
Web: www.expertcircle.de

Niederlassung:
Mittelstraße 2-10
53175 Bonn